Käyttöönottoprosessi

Tämä dokumentti kuvaa pitkäaikaissäilytyspalvelun käyttöönoton vaiheet. Käyttöönoton jokaisessa vaiheessa on selkeät toimenpiteet, jotka suoritetaan yhdessä organisaation kanssa. Käyttöönotto etenee neljässä vaiheessa: Valmiuden varmistaminen, valmistelu, tuotantoon siirtyminen ja käyttöönoton raportointi.

Valmiuden varmistus

Valmiuden varmistuksessa tarkastetaan organisaation kyky ja lähtötaso PAS-palveluun liittymiseksi sekä sovitaan liittymisen tarkempi aikataulu. Vaiheen kesto on noin 2-3 viikkoa.

  1. PAS-palvelu tekee käytännön tason aloitteen käyttöönottoprosessin käynnistämiseksi.
  2. PAS-palvelu järjestää palaverin, jossa selvitetään organisaation valmius liittyä PAS-palvelun käyttäjäksi, käyttöönoton vaiheet, sekä päätetään tarkempi aikataulu ja käyttöönoton tehtävät. Tässä vaiheessa käytetään hyväksi Valmiuden varmistus -lomaketta.
  3. Mikäli lomakkeeseen tarvitaan palaverin jälkeen täydennyksiä, tekee organisaatio tarvittavat täydennykset ja toimittaa lomakkeen PAS-palvelulle.
  4. Tarvittaessa järjestetään lisäpalavereja ja sähköpostinvaihtoa soveltuvin osin.

Valmistelu

Valmisteluvaiheessa liittyvä organisaation tuottaa aineistoistaan määritysten mukaisia siirtopaketteja, selvitetään niiden soveltuvuus käytännön tasolla sekä korjataan mahdolliset ongelmat ja puutteet. Vaiheen kesto on noin 4-7 viikkoa.

  1. Liittyvä organisaatio ja PAS-palvelurakentavat prosessin määritysten mukaisten siirtopakettien muodostamiseksi, jonka liittyvä organisaatio toteuttaa tarvittaessa PAS-palvelu tuella.
  2. PAS-palvelu tekee liittyvälle organisaatiolle väliaikaisen käyttäjätunnuksen PAS-palveluun siirtopakettien siirtämistä varten sekä toimittaa ohjeistuksen aineistojen siirtämiseksi.
  3. Organisaatio siirtää muutamia siirtopaketteja testiaineistona palveluun.
  4. PAS-vastaanotossa löydetyt virheet käydään PAS-palvelussa läpi, ja toimitetaan tarvittavine kommentteineen liittyvälle organisaatiolle.
  5. Mikäli siirtopaketeissa oli virheitä, liittyvä organisaatio tekee tarvittavat toimenpiteet tilanteen korjaamiseksi, tarvittaessa PAS-palvelun tuella.
  6. Mikäli vastaanoton toiminnassa havaittiin virheitä, PAS-palvelu kirjaa virheet ylös tikettijärjestelmäänsä, josta ne etenevät korjattavaksi.
  7. Kohtia 3-6 toistetaan, kunnes liittyvä organisaatio pystyy tuottamaan virheettömiä paketteja. Toistoissa voi tuottaa useampia paketteja, mutta kuitenkin vähäisin määrin.
  8. Tässä vaiheessa toimitettua aineistoa ei oteta säilytykseen, vaikka ne olisivat virheettömiä.

Tuotantoon siirtyminen

Tuotantoon siirtymisessä organisaatio liitetään PAS-palvelun hyödyntäjäksi ja huolehditaan, että asiasta sovitaan PAS-palvelun hallintomallin mukaisella tavalla. Vaiheen kesto on noin yksi viikko.

  1. Sopijaosapuolet laativat tarvittavat sopimukset.
  2. PAS-palvelu luo toistaiseksi voimassa olevan käyttäjätunnuksen PAS-palveluun.
  3. Valmisteluvaiheen väliaikainen käyttäjätunnus poistetaan käytöstä.

Mikäli tuotantoon ei siirrytä, PAS-palvelu poistaa tässä vaiheessa valmisteluvaiheen väliaikaisen käyttäjätunnuksen käytöstä.

Käyttöönoton raportointi

Raportointivaiheessa kerätään kokemuksia käyttöönottoprosessin toiminnasta, ja sen kautta pyritään parantamaan prosessia. Vaiheen kesto on noin yksi viikko.

Liittyvä organisaatio toimittaa PAS-palvelulle palautteen käyttöönotosta. Palautteen voi antaa vapaamuotoisesti, mutta siihen on olemassa myös ohjeistava palautelomake, jota voi halutessaan käyttää.

Käyttöönottoprosessin lopetus

Käyttöönottoprosessin päätyttyä PAS-palvelu poistaa valmisteluvaiheessa saamansa testiaineiston.