Jatkuva tiedostomuotojen arviointi

Tiedostomuotoja arvioidaan keväästä 2025 lähtien ns. jatkuvalla arviointimallilla. Tämä tarkoittaa, että uusia tiedostomuotoja arvioidaan neljännesvuosittain aiemman vuosittaisen arvioinnin sijasta.

Tiedostomuotojen soveltuvuutta pitkäaikaissäilytykseen arvioidaan vain hyödyntävän organisaation ehdotuksesta. Tiedostomuodon ehdottamiseen on laadittu erillinen lomake.

Arviointi tehdään yhdessä hyödyntävien organisaatioiden kanssa PAS-yhteistyöryhmän kautta. Kuten aiemminkin, tiedostomuodot ja niiden arvioinnit hyväksytään PAS-yhteistyöryhmässä. Koko prosessia on kuitenkin monin paikoin uudistettu, lue lisää alta.

Vaikka arviointisykli käydään useita kertoja vuodessa, niin varsinaiset määrittelydokumentit päivittyvät kuitenkin vain kerran vuodessa. Jos tiedostomuoto on hyväksytty säilytys- tai siirtokelpoiseksi, mutta sitä ei ole vielä päivitetty määrittelydokumenttiin, muoto tulkitaan jo tässä vaiheessa säilytys- tai siirtokelpoiseksi. Ajantasaisen luettelon kaikista tiedostomuodoista voit tarkastaa tiedostomuotojen käytännön tuesta.

Jatkuvan arvioinnin aikataulu

Vuonna 2025 jatkuvan arvioinnin aikataulu neljännesvuosittain on kuvattu alla. PAS-palvelut tai PAS-yhteistyöryhmä voivat tarvittaessa siirtää yksittäisen tiedostomuodon arviointia seuraavalle arviointikierrokselle, mikäli sen käsittely alla olevassa aikataulussa on kohtuutonta tai jos siirtämiselle muutoin on selkeä peruste. Arvioinnit kuitenkin pyritään pitämään aikataulussa. PAS-palvelut ovat yhteydessä tiedostomuodon ehdottajaan, mikäli arviointi viivästyy.

Ehdotusten vastaanotto: Ehdotuksia otetaan vastaan hyödyntäviltä organisaatioilta erillisellä lomakkeella. Täytä lomake useaan kertaan, jos ehdotat useita eri tiedostomuotoja. Huomioithan, että jos tiedostomuotoa ei ehdoteta, niin PAS-palveluiden tulkinta on, että tiedostomuodolle ei ole kansallista tarvetta, eikä se siten päädy arviointiprosessiin.

Ehdotusten alustava arviointi: PAS-palvelut tekevät ehdotettujen tiedostomuotojen sopivuudesta pitkäaikaissäilytykseen alustavan arvioinnin.

Alustava arviointi PAS-yhteistyöryhmälle: PAS-palvelut toimittavat tekemänsä alustavat arvioinnit sekä PAS-yhteistyöryhmälle että tiedostomuodon ehdottajalle.

Toiveet keskustelutilaisuudesta: Hyödyntävä organisaatio voi esittää toiveen keskustelutilaisuuden järjestämiseksi koskien tiedostomuodon arviointia. Toiveen keskustelutilaisuudesta voi esittää jo tiedostomuotoa ehdotettaessa tai myöhemmin sähköpostilla PAS-tukeen. Viimeistään se on kuitenkin esitettävä yllä olevassa taulukossa mainittuna päivänä, jolloin on myös #PASKaffet (vapaamuotoinen virtuaalinen kahvitilaisuus), jossa toiveen keskustelutilaisuudessa voi vielä esittää. #PASKaffeilla ei kuitenkaan keskustella arvioinneista laajemmin.

Keskustelutilaisuus tiedostomuotojen arvioinnista: Mikäli keskustelutilaisuutta on pyydetty, se järjestetään PAS-yhteistyöryhmälle ja tiedostomuodon ehdottajalle erikseen. Halutessaan kutsutut voivat kutsua tilaisuuteen myös muita asiantuntijoita. Jos useasta eri tiedostomuodosta on samaan aikaan pyydetty tilaisuutta, niistä järjestetään yksi yhteinen tilaisuus. Keskustelutilaisuutta ei järjestetä, jos sitä ei ole pyydetty.

Tiedostomuotojen hyväksyntä tai hylkäys PAS-yhteistyöryhmässä: PAS-palvelut valmistelevat kokousmateriaalin PAS-yhteistyöryhmälle viikkoa ennen kokousta. Kokouksessa käsitellään sekä hyväksytään tai hylätään ehdotetut tiedostomuodot yhdessä hyödyntävien organisaatioiden kanssa.

Tiedostomuototuen käytännön lisääminen PAS-vastaanottoon: PAS-palvelut toteuttavat käytännön tuen hyväksytylle tiedostomuodolle PAS-vastanottoon tarvelähtöisesti. Tämä tarkoittaa, että käytännön tuki toteutetaan, kun on olemassa konkreettista aineistoa, joka olisi tulossa PAS-palveluun. Katso luettelo tiedostomuotojen käytännön tuen tilanteesta. Hyödyntävän organisaation tulee olla PAS-palveluihin yhteydessä, mikäli käyttötapaus on olemassa ja tuki edelleen puuttuu. Tuki voidaan toteuttaa, kun muoto on hyväksytty PAS-yhteistyöryhmässä. Määrittelydokumenttien päivittymistä ei tarvitse odottaa.

Tiedostomuodon lisääminen määrittelyihin: Hyväksytty tiedostomuoto dokumentoidaan PAS-määrittelyihin säilytys- tai siirtokelpoiseksi tiedostomuodoksi.