PAS-PALVELUIDEN JA PAS-RATKAISUN TIETOSUOJASELOSTE

Laatimispäivämäärä: 6.2.2018

1. Rekisterinpitäjä

Opetus- ja kulttuuriministeriö (”OKM”)
PL 29, 00023 Valtioneuvosto
puh. 0295 16001 (vaihde)
kirjaamo@minedu.fi

2. Rekisteristä vastaava taho

PAS-palvelut ja PAS-ratkaisun toimittaa OKM:n toimeksiannosta CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy (”CSC”). CSC toimii OKM:n puolesta kontaktina kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.

CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
PL 405, 02101 Espoo
puh. (09) 457 2001
asiakaspalvelu@csc.fi

Käyntiosoite:
Life Science Center Keilaniemi,
Keilaranta 14, Espoo

3. Rekisterin nimi

PAS-palveluiden ja PAS-ratkaisun käyttäjärekisteri ja Fairdata-kokonaisuuden metatietorekisteri

4. Rekisterin tietosisältö, käsittelyn perusteet ja tarkoitus

OKM:n omistamat PAS-palvelut ja PAS-ratkaisu on toteutettu osana tiedon saatavuuden ja avoimen tieteen edistämiseksi toteutettua Avoin tiede ja tutkimus –hanketta sekä digitaalisen kulttuuriperinnön saatavuutta ja säilyvyyttä edistänyttä Kansallinen Digitaalinen kirjasto -hanketta. Ne toteuttavat tutkimusjulkaisujen, tutkimusaineistojen ja tutkimusdatan avoimeen saatavuuteen ja pitkäaikaissäilyttämiseen liittyvää, tietosuoja-asetuksen artiklan 89 mukaista merkittävää yleistä etua tutkimustarkoituksia varten sekä kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilyttämisen liittyvää merkittävää yleistä etua.

PAS-palveluiden ja PAS-ratkaisun yhteydessä kerättävät henkilötiedot voidaan jakaa kahteen kategoriaan.

I. Käyttäjätiedot

Käyttäjätiedot koostuvat PAS-palveluita ja PAS-ratkaisua hyödyntävien organisaatioiden edustajien tiedoista, joita tarvitaan sopimuksen mukaisen palvelun toteuttamisessa, häiriöiden selvittämisessä ja tietoturvan varmistamisessa. Jotta nämä tarpeet voidaan toteuttaa, on rekisterinpitäjällä oikeutettu etu ja intressi käsitellä käyttäjätietoja. Käyttäjätietoina kerätään seuraavia tietoja:

  • Nimi ja mahdolliset muut tunnistetiedot
  • Yhteystiedot
  • Rekisteröidyn edustamaa organisaatiota koskevat tiedot
  • Sisäänkirjautumistiedot
  • Palveluiden ja ratkaisun käyttöön liittyvät tiedot

II. Fairdata-kokonaisuuden  yhteydessä käsiteltävien aineistojen metatietoihin kuuluvat tutkijaa koskevat henkilötiedot

Osana aineistojen tallentamista, tallennetaan myös metatietoina seuraavia tutkijaa koskevia tietoja:

  • Nimi
  • Tutkimusta koskevat, tutkijaan yhdistettävissä olevat tiedot
  • Tieto tutkijan organisaatiosta (tutkimuksentekohetkellä)

Tällaisten tutkijaa koskevien tietojen käsittely on edellä mainituiden syiden johdosta tarpeen OKM:n yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja OKM:lle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Aineistot metatietoineen siirretään PAS-palveluun hyödyntävän organisaation toimesta. Aineistoja säilytetään Fairdata -kokonaisuudessa niiden palvelukuvausten mukaisesti ja niissä kuvataan palveluiden sisällön lisäksi sekä CSC:n että hyödyntävän organisaation vastuut.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään hyödyntäviltä organisaatioilta ja näiden edustajilta osana palvelukuvausten mukaista toimintaa.

6. Tietojen säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

OKM tarjoaa ja CSC toimittaa PAS-palvelut ja PAS-ratkaisun ja tässä yhteydessä käsittelee henkilötietoja OKM:n ohjeiden ja OKM:n kanssa sovitun mukaisesti.

CSC voi käyttää palvelun tarjoamisessa myös huolellisesti valittuja alihankkijoita, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin. CSC huolehtii sopimuksin ja kirjallisin ohjein siitä, että tällaiset alihankkijat käsittelevät henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja vain tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Palveluun sisältyvät metatiedot ovat haettavissa aineistojen hakutoimintoa käyttäen käyttäjäorganisaation edustajien ja muiden käyttäjäorganisaatiossa toimivien henkilöiden toimesta.

7. Henkilötietojen säilytys

PAS-palveluiden ja PAS-ratkaisun käyttäjien tietoja säilytetään rekisterissä palvelusopimuksen voimassaollessa. Palvelusopimuksen päättymisen jälkeen tiedot poistetaan aktiivisesta käytöstä kahden vuoden kuluessa. Tiedot voivat tämän jälkeen olla tallentuneina varmuuskopioihin, joita kuitenkin yli-kirjoitetaan säännöllisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle rekisterinpitäjän toimesta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

PAS-palveluiden ja PAS-ratkaisun tietoturvatoimenpiteet on mitoitettu tarkoituksenmukaisesti säilytettävien aineistojen suojaustarpeiden mukaisesti. Hyödyntävät organisaatiot vastaavat palvelukuvauksien mukaisesti säilytettävien aineistojen tietoturvallisuusvaatimuksien määrittämisestä ja niistä tiedottamisesta rekisterinpitäjälle ja CSC:lle. PAS-palvelut ja PAS-ratkaisu toteuttavat näiden vaatimusten mukaisen tietoturvallisuuden.

Rekisteritietojen käyttöoikeus myönnetään tarpeen mukaan rekisterin ylläpitäjän tai palvelun tuottamisesta vastaavan palveluksessa työskenteleville henkilöille. Pääsy rekisteritietoihin on rajoitettu sekä verkkotekniikan että henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut häntä itseään koskevat henkilötiedot ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista, jos tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn vedoten vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Edellä mainittuihin rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Käyttäjät voivat osoittaa pyyntönsä suoraan rekisterinpitäjälle selosteen kohdassa 2. osoitettuja yhteystietoja käyttäen. Tutkijoiden tulisi kuitenkin ensisijaisesti pyrkiä kääntymään aineistoa hallinnoivan organisaation puoleen, mikäli tutkijalla on metatietojen korjaamista koskevia pyyntöjä. Muissa kysymyksissä myös tutkija voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kohdan 2. mukaisia yhteystietoja käyttäen.

Mikä tahansa oikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11. Muutokset rekisteriselosteeseen

OKM tai CSC OKM:n valtuuttamana, voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. Olennaisista muutoksista voidaan tapauskohtaisesti tiedottaa esimerkiksi rekisteröityjä, mikäli soveltuva lainsäädäntö tätä vaatii. Rekisteriselosteen ajantasainen versio on aina saatavilla osana PAS-palveluiden julkista kuvausta.