PAS-aineistoraketti

Keväällä 2020 osallistuin Turun yliopiston tutkimusedellytyspalveluiden järjestämään työpajaan. Elettiin aikaa ennen koronaa ja lähitapaamisia järjestettiin ilman etäkatselumahdollisuutta. Kukaan ei vielä silloin jaksanut pitää kättään ylhäällä niin kauan, että joku olisi kysynyt: ”Onko vanha käsi?”

Tilaisuuden loppupuolella, pyöreän pöydän keskustelussa tutkimuspalveluiden edustaja kysyi, kuka toimija yliopistolla olisi innokas osallistumaan pilottina pitkäaikaissäilytyspalvelun käyttöönottoon. Olin kuullut PAS-palveluista jo aiemmin, joten päätös oli helppo. Nostin käteni, pidin sitä hetken ylhäällä suostumuksen merkiksi ja hyppy tuntemattomaan CSC:n kanssa alkoi.

Ensimmäiset kuukaudet pitkäaikaissäilytyksen parissa sisälsivät selvitystöitä, kokouksia ja paljon sähköposteja. Loppuvuodesta pääsin tositoimiin ja tekemään ensimmäistä, PAS-palveluun toimitettavaa pakettia. Sähköpostien määrä ei vähentynyt missään hankkeen vaiheessa, mutta pilottia vietiin eteenpäin etäkonttorilla muiden töiden ohessa. Pilottipaketiksi valikoitui Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen arkistoon tallennetun Talvadas-projektin digitaaliset aineistot.

Saamelaisen kertomusperinteen tutkimusprojekti alkoi vuonna 1965 ja se keskittyi erityisesti Lapin Talvadaksen (Dálvadas) kylään ja sen lähiseutuihin. Aineisto on muodostunut useiden vuosikymmenten kuluessa ja aineistoon kuuluu yli 1200 ääniteyksikköä, noin 500 valokuvaa, noin 900 diaa ja muutamia videoita sekä haastattelujen litteraatioita ja muuta paperiaineistoa. Suurin osa av-aineistosta on digitoitu. Aineistoa ovat tuottaneet useat tutkijat ja projekti jatkuu edelleen. Projektin aineistoja on käytetty useissa tutkimuksissa ja esimerkiksi valokuvista on tuotettu näyttelyitä.

Koostin aineistopakettia ja keräsin tiedostoja eri verkkolevyiltä useita päiviä, mutta lopulta kaikki tuntui olevan koossa ja tarkistettu listausten avulla. Matkan varrella tehtiin myös paketissa oleville tiedostoille joitakin tiedostotyypin muunnoksia, kun ne eivät sujahtaneetkaan säilytykseen suosiolla. Työn ohessa kirjasin ylös työvaiheita, laadin ohjeistusta tulevaisuutta varten.

Sain CSC:ltä ohjeita paketin tekemiseen esimerkiksi sen koon suhteen. Aineistoa kootessa totuus kuitenkin oli toinen ja paketista muodostui tiedostokooltaan sekä -määrältään liian suuri. Tämän otan opikseni seuraavaa pakettia koostaessani. Tiedostoja kertyi pakettiin reilut 3 000 kappaletta, mutta ne kaikki pääsivät nyt säilytykseen.

Aineistojen oheen tallennetaan kyseisen paketin metatiedot sekä paketin sisälle aineiston omat, sisällön metatiedot. Sisällön metatiedot sain tietojärjestelmästämme, mutta paketin metatietojen koonnissa humanistilta loppui välillä usko omaan tekemiseen, koska paketin metatiedot koottiin json-muotoon. Koska Excel oli minulle jo vanhastaan luotettava työkaveri, käytin sitä apuna metatietojen koostamisessa. Erilaisten kommellusten jälkeen internetin json-vahvistaja ilmoitti, että json on kunnossa ja saatoin huokaista helpotuksesta.

Muistojen pikatie kulki mielessäni, kun kävin läpi pilottihankkeen aikana kertyneitä tiedostoja, palaverimuistiinpanoja ja ohjeita. Paketti ei valmistunut yksinäisellä puurtamisellani, vaan maaliin pääsemiseksi mukana oli paljon muita ihmisiä, jotka auttoivat, tukivat, selvittivät ja tekivät töitä paketin toimittamiseksi pitkäaikaissäilytykseen. IT-henkilöt tekivät paljon töitä paketin koostamiseksi ja siirtoputken rakentamiseksi. Lisäksi he joutuivat kuuntelemaan humanistin huolia IT-asioiden vaikeudesta. Turun Yliopiston tutkimuksen tuen palvelut hoitivat käytännön byrokratiaa, sopimusasioita ja muita toimintoja, joilla yhteydet pitkäaikaissäilytykseen luotiin. Myös arkiston sisäisiä palavereja tarvittiin tallennettavien pakettien reunaehtojen määrittelemiseksi.

Monenlaisten mutkien, pähkäilyjen ja testausten jälkeen IT-henkilömme sai paketin matkaan. Aineistoraketti oli vihdoin kokonaisuudessaan valmis ja sähköpostiin kilahti CSC:n viesti: ”Aineisto on otettu onnistuneesti säilytykseen klo 16:13:02.”

Kirjoittaja

Heli Syrjälä työskentelee projektitutkijana HKTL-arkistossa digitointihankkeessa, asiakaspalvelussa ja muissa arkistoon liittyvissä tehtävissä

Turun yliopistossa sijaitseva Historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksen arkisto (HKTL-arkisto) on tutkimusaineistoja tallentava ja jatkokäyttöön luovuttava arkisto. Aineistoja on tallennettu arkistoon 1950-luvulta alkaen ja suurin osa on edelleen alkuperäisessä tallennusmuodossaan, vaikka digitointia pikku hiljaa edistetään. Nykypäivänä arkistoon tuleva aineisto on pääasiassa syntysähköistä. Arkiston aineistoja voi käyttää tutkimuksessa, opetuksessa ja museokäytössä sekä tapauskohtaisesti, harkinnanvaraisesti muussa käytössä. Arkiston aineistot koostuvat monien eri alojen aiheista sekä eri maihin tehtyjen tutkimusmatkojen alkuperäisaineistoista. Lisätietoja: https://www.utu.fi/fi/yliopisto/humanistinen-tiedekunta/hktl-arkisto

Fairdata PAS-palvelu OKM:n tutkimusorganisaatioille tarjoama digitaalisten aineistojen elinkaaren hallinnan ja pitkäaikaissäilytyksen mahdollistava palvelukokonaisuus. Palvelun käyttöönoton vaiheita ja tutkimusaineistojen kapasiteettipyynnöt kuvataan fairdata-sivustolla.