Kansalliset pitkäaikaissäilytyspalvelut täyttivät kolme vuotta 5.11.2018. Sen kunniaksi järjestettiin kyseisenä päivänä seminaari otsikolla Yhteistyöllä kestävää digitaalista pitkäaikaissäilytystä CSC:n tiloissa Espoossa. Seminaariin osallistui yli sata henkilöä viidestäkymmenestä eri organisaatioista. Seminaarissa esiteltiin PAS-palveluiden historiaa, toimintaa ja tulevaisuutta. Kolme kansainvälistä puheenvuoroa esittelivät eri digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen yhteistyömuotoja verkostojen muodossa. PAS-palveluita hyödyntävät organisaatiot kertoivat PAS-palvelusta heidän näkökulmasta seminaarin paneelissa, tuoden esille haasteita, muutoksia ja vinkkejä PAS-palvelun hyödyntämisessä. Seminaarin punaisena lankana toimi yhteistyön merkitystä pitkäaikaissäilyttämisessä, jonka puhuja William Kilbride tiivisti lauseeseen ”Jos et tee yhteistyötä, et tee digitaalista pitkäaikaissäilytystä” (”If you’re not collaborating, you’re not doing digital preservation”).
Seminaarin avasi CSC:n palvelualueiden johtaja Klaus Lindberg korostamalla digitaalisen tiedon merkitystä yhteiskunnalle ja myös CSC:lle. Digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilyttäminen ja PAS-palvelut ovat osana koko CSC:n toimintastrategiaa.
Tapani Sainio opetus- ja kulttuuriministeriöstä (OKM) kertoi esityksessään Pitkäaikaissäilytys osana yhteentoimivaa ja vaikuttavaa kulttuuriperintöä kuinka OKM:n edistää digitaalisten aineistojen saatavuutta, avoimuutta ja digitalisointia kulttuuriperintöaineistojen osalta. OKM:n Digitaalisen kulttuuriperinnön ja tutkimusaineistojen kokonaisuus on sarja toimenpiteitä joihin kuuluu keskitettyjen palveluiden kehittäminen, kuten Finna ja PAS-palvelut, tutkimusaineistojen palvelut, yhteentoimivuuden edistämistä sekä osaamisen lisäämistä. OKM korostaa yhteistyön merkitystä edistämällä yhteisiä toimintatapoja. Näitä luodaan organisaatioiden välillä tunnistamalla tiedon tunteminen, luottamuksen rakentaminen ja yhteisiin asioihin sitoutuminen tärkeinä osina verkostojen luomisessa. Kansalliskirjaston koordinoima digime.fi toimii yhteisenä kanavana digitaalista kulttuuriperintöä koskeville asioille. Tapani korosti myös, että digitaalisen tiedon säilyminen on keskeinen osa OKM:n tietopolitiikkaa.
Kimmo Koivunen CSC:ltä esitteli PAS-palveluiden toimintaa ja hyödyntämistä Kolme vuotta digitaalista pitkäaikaissäilytystä -esityksessä. PAS-palvelut koostuvat kahdesta palvelusta, Kulttuuriperintö-PAS-palvelu kulttuuriperintöaineistoille ja Fairdata-PAS-palvelu, jotka molemmat hyödyntävät samaa ja yhteistä PAS-ratkaisua aineiston säilyttämiselle. PAS-palvelut ovat OKM:n rahoittamia ja CSC:n tuottamia. PAS-palvelut toteutetaan yhteistyönä hyödyntävien organisaatioiden kanssa, jossa varsinkin, kun keskitytään digitaalisen aineiston ymmärrettävyyden säilyttämiseen, korostuu hyödyntävien organisaatioiden asiantuntemus omaa aineistoaan kohtaan. PAS-palvelun hyödyntämisestä vastaa OKM, ja tällä hetkellä Kulttuuriperintö-PAS-palvelua hyödyntää kymmenen organisaatiota. Fairdata-PAS-palvelu otetaan käyttöön vuoden vaihteessa.
William Kilbride piti videoesityksen nimeltä All for one and one for all: why sustainable collaboration is a precondition for sustainable digital collections. William, joka edustaa Digital Preservation Coalitionia (DPC), kertoi yhteistyön merkityksestä kestävässä digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytyksessä. Koska digitaalinen tieto rappeutuu, sen vaatimat työkalut vanhentuvat ja datan semanttisen merkityksen ymmärtäminen muuttuu, digitaalinen pitkäaikaissäilytys ei ole pelkästään tekninen haaste. Vaaditaan ihmisiä ja yhteistyötä, jotta haasteet ovat voitettavissa ja digitaalinen säilyttäminen on kestävällä pohjalla. Myös datan jatkuvuuden kannalta tarvitaan yhteistyötä koska digitaalisen datan elinkaari voi olla organisaatioiden elinkaarta pitempi. DPC on avoin, teknologiariippumaton, kansainvälinen verkosto, joka yhteistyön kautta yrittää auttaa organisaatioita säilyttämään datansa.
Lounaan jälkeen oli kahden eri maiden kansallisten verkostojen esittäytymisen vuoro. Ensimmäisenä puhui Barbara Sierman Alankomaiden Kansalliskirjastosta puheenvuorossa Collaboration in Digital Preservation. Hän esitteli ensiksi Alankomaiden kansallista digitaalista kulttuuriperintöverkostoa. Verkosto on perustettu auttamaan hollantilaisia organisaatioita digitaalisessa pitkäaikaissäilytyksessä. Ajatuksena on olla laaja, matalan kynnyksen verkosto, joka erityisesti panostaa pienten organisaatioiden auttamisessa. Verkoston kautta on tuotettu informatiivisia verkkosivuja ja erilaisia työkaluja datan hallintaan, kuten digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen kyvykkyyden mittari, pysyvien tunnisteiden työkalu ja työkalu kustannusmallien tekoon. Barbara edustaa myös Open Preservation Foundationia (OPF), kansainvälinen verkosto, joka tuottaa ja ylläpitää avoimen lähdekoodin työkaluja digitaalisen aineiston hallintaan. Esimerkiksi tiedostomuotojen validointiin käytettävät työkalut Jhove ja VeraPDF ovat OPF:n ylläpitämiä.
Toinen kansallinen verkosto, jota esiteltiin, on nestor, saksalainen verkosto digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen tietotaidon lisäämiseen. nestorin esitteli Monika Zarniz esityksessä 15 years of nestor - German Network of Expertise in Digital Preservation. Monika, Leibniz Information Centre for Economics-organisaatiosta, kertoi verkostosta, sen toimintavoista, ja miten verkosto on järjestäytynyt. nestor keskittyy organisaatioiden tukemiseen tiedon muodossa julkaisemalla oppaita, artikkeleita ja määrityksiä, järjestämällä auditointeja ja luomalla sertifikaatteja, sekä järjestelemällä koulutustilaisuuksia. nestor on laaja verkosto, joten päätöksenteko on keskitetty johtoryhmälle, kun taas itse työ tehdään 19 eri työryhmissä, joilla on eri tehtävänkuvauksia. Monikan johtopäätös oli, että olemalla osa vahvaa verkostoa, omien haasteiden ratkaiseminen on helpompaa ja se myös parantaa oman organisaation kykyjä tuottaa laadukkaita ratkaisuja.
Kahvitauon jälkeen oli taas aika palata kansallisten ratkaisujen pariin paneelin muodossa. PAS kokemuksia ja odotuksia -keskustelussa oli edustettuna PAS-palveluita hyödyntäviä organisaatioita kirjastoista, arkistoista ja museoista. Paneelissa puitiin, mitä digitaalinen pitkäaikaissäilyttäminen ja PAS-palvelun ottaminen käyttöön on merkinnyt organisaatioille. PAS-palvelun hyödyntämisellä on ollut erilaisia vaikutuksia, aina oman laiteinfran kustannusten vähenemisestä, tiedon lisäämisestä ihan toimintatapojen muutokseen saakka. Organisaatiot valvovat digitaalisen aineiston laatua herkemmin ja pyrkivät korjaamaan mahdollisia virheitä niin aikaisessa vaiheessa kun mahdollista. Tässä myös korostettiin, että laadunvalvonta ei ole pelkästään IT-asia, vaan se vaatii myös aineiston sisällön ymmärtämistä.
Keskustelun aikana yleisöä otettiin mukaan reaaliaikaisella sähköisellä äänestyksellä, jossa kysyttiin mm. isoimmista haasteista ja PAS-tuen tarpeista. Aineiston hallinnan ja PAS-paketoinnin työkalut koettiin tärkeänä ja paneelikeskustelun aikana puitiin myös palvelun saavutettavuuden merkitystä, mielellään työkalujen yhteydessä osana laajempaa matalan kynnyksen paketointipalvelua.
Paneelissa annettiin myös neuvoja PAS-palvelun käyttöönottamisessa. Aineiston laadun ja säilytyskelpoisuuden tarkistamista jo etukäteen pidettiin toivottavana asiana, joka helpottaa käyttöönottoa. Metatietoja ei ikinä voi olla tarpeeksi, eli pitää miettiä mitä halutaan esittää ja mikä on käyttötarkoitus.
Seminaarin viimeisessä esityksessä CSC:n Heikki Helin kertoi Yhteistyöllä kestävää digitaalista pitkäaikaissäilytystä -nimekkeen alla PAS-palveluiden yhteistyöstä palveluiden tuottajan ja niiden hyödyntävien organisaatioiden välillä. PAS-palveluiden kehitystä on suunniteltu, eri aikoina eri nimisinä, hyödyntävistä organisaatioista koostuvassa ryhmässä. Ryhmä vastaa siitä, että PAS-palvelut vastaavat organisaatioiden tarpeita, ja se myös hyväksyy vuosittain päivittyvät PAS-palvelun määritysdokumentit. Vuodesta 2018 lähtien ryhmän kokoonpano on ollut avoin ja epävirallinen. Heikki muistutti yleisöä siitä, että PAS-palveluiden määritykset on tehty yhteistyössä ja siten vastaavat organisaatioiden tärkeinä pidettyjä tarpeita. Tämän esityksen jälkeen juhlittiin kolme vuotta täyttäviä PAS-palveluita.
Seminaari osoitti, että digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen palveluita ei ole mahdollista toteuttaa laadukkaalla pohjalla ilman vahvaa yhteistyötä. Koska digitaalisen aineiston säilyttäminen ei pelkästään ole tekniikkaa, ja ymmärrettävyyden säilyttäminen vaatii aineiston vahvaa tuntemista, kestävä digitaalinen pitkäaikaissäilyttäminen vaatii yhteistyötä kaikkien kesken. Tästä saatiin näyttöä myös kansainvälisellä katsauksella, josta voi päätellä, että vaikka esitellyt yhteistyönmuodot keskittyivät hieman eri asioihin, itse yhteystyön merkitystä on koettu välttämättömyydeksi. Tämä tulee korostumaan myös kansallisten PAS-palveluiden osalta, kun palvelut laajenevat ja vaatimukset kokonaisvaltaisemmille ja helppokäyttöisille paketointipalveluille kasvavat. Kuten paneelissa todettiin: ”Se, että me kaikki olemme kokoontuneet tänään saman pöydän äärelle keskustelemaan yhteisistä asioista, on jo itsessään vahva todiste onnistuneesta yhteistyöstä!”
